Гид организатора

Бюджет мероприятия


Выбор места проведения мероприятия – первый шаг в планировании бюджета и расходов, связанных с организацией. В зависимости от типа мероприятия, участников, и других параметров, отель может стать основных пунктом расходов, а может быть и наоборот.

Работая в рамках бюджета

В первую очередь Вы должны составить бюджетный план. Чтобы сделать это, команда организаторов должна

  • Идентифицировать стоимость всех услуг (возможные расходы приведены ниже).

  • Составить реальные сметы.

  • Согласовать необходимость и важность каждого пункта сметы.

  • Добавить бюджет на непрямые и неожиданные расходы.

  • Согласовать максимальное расходование средств на каждый пункт.

Контроль бюджета:

  • Информируйте команду организаторов об ограничениях бюджета в начале фазы планирования.

  • Сделайте мониторинг настоящих расходных статей, по отношению к ранее запланированным, оцените разницу.

  • Информируйте тех, кто ответственен за перерасходы, желательно до того, как они станут слишком велики.

  • Пересмотрите бюджет, чтобы предотвратить перерасход в будущем.

 

После мероприятия проанализируйте бюджет по составу расходов:

  • Определите причины любого перерасхода.

  • Оцените коммерческую эффективность мероприятия.

  • Обсудите пути сделать бюджет следующего мероприятия более реалистичным.

  • Обсудите пути сделать следующее мероприятие более финансово эффективным.

 

Расходы, включаемые в бюджет

  • Размещение участников в отелях, гостиницах, пансионатах

  • Аренда конференц-зала, комнат для переговоров

  • Питание гостей, кейтеринг

  • Транспорт

  • События в рамках мероприятия, развлечения, культурная программа

  • Аренда/покупка необходимого оборудования

  • Раздаточный материал, презентационные сувениры

  • Гонорар тренера/спикера/ведущего

  • Рекламные материалы, брошюры, флаера

  • Персонал

  • Непрямые расходы

Лучшие отели Крыма

Гид организатора
MICE в Крыму. Event в Крыму
Ежегодно индустрия MICE рас...
Практические советы по выбору зала
Общие требования к подбор...
Бизнес Тревел Крым. Проведение мероприятий в Крыму
Почему "Бизнес Тревел Крым"...
Check-list конференц-залов
Оборудование, которое може...
Выбор места проведения
Как выбрать объект для пров...
Организация презентации
Презентация от А до Я. ...
Бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия Выбо...
Форматы деловых меропритий
Форматы деловых мероприят...
Как организовать конференцию. Этапы до, во время, после
Существует принципиальная ...
Зачем проводят встречи?
Наиболее распространенна...
Как получить максимальный эффект?
  Относительно повес...
Планирование встречи
Большинство людей органи...