Гид организатора

Существует принципиальная разница между проведением краткосрочного обучения (тренинги, семинары) и проведением Конференции. Конференция - это обычно мероприятие с числом участников, превыша­ющим несколько десятков человек. При организации крупной конференции количество участ­ников может исчисляться сотнями.

"Начальная подготовка

  • Определите общие цели/задачи; будьте готовы к тому, чтобы перепроверить цели/задачи по мере развертывания плана.

  • Определите целевую аудиторию; если вы планируете исполь­зовать почтовую фирму, убедитесь, что она уважаемая и обла­дает опытом в вашей области и что ее список адресатов совре­менен.

  • Заранее определите выступающих.

  • Согласуйте дату с организатором, выберите помещение и за­ранее забронируйте его; имейте при себе подробный список сроков и условий контракта с организацией, предоставля­ющей помещение, если понадобится изменить детали меропри­ятия или даже отменить его.

  • Позаботьтесь о том, чтобы дата вашей конференции не совпа­дала с датами других мероприятий, что может уменьшить раз­мер вашей аудитории. Если планируемая аудитория будет ин­тернациональной, выясните даты национальных праздников. Проверьте, проводятся ли другие мероприятия, с которыми ваша конференция имеет совместную область деятельности. Вам может представиться возможность привлечь вашу целе­вую аудиторию после окончания другого мероприятия.

  • Разработайте рекламный материал, сверив с выступающими точность ваших описаний их компетенции и опыта, а также содержание планируемых выступлений. Спланируйте рекламную кампанию, используя разнообразные методы размещения информации о конференции там, где ее найдут потенциальные участники.

  • Планируйте действия на случай чрезвычайных обстоятельств. Будьте предусмотрительны, но не слишком беспокойтесь! Учитывайте обстоятельства, которые могут стать для вас ис­точником проблем: внезапная болезнь выступающего, пробле­мы с помещением, забастовки на железных дорогах и т.д.

Ближе к дате проведения конференции

  • Отправьте информацию о конференции вашей целевой аудито­рии с запасом минимум в шесть недель, а в идеале - за три месяца до даты проведения. Существует тонкая грань между рассылкой информации с учетом времени, достаточного для уведомления, и рассылкой так рано, что потенциальная ауди­тория не сочтет ее важной.

  • Рассмотрите другие формы рекламы, включая статьи в журна­лах об обучении и торговле, входные билеты в журналах и электронную почту. Вообще распечатка материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуют­ся, чтобы было достаточно времени для проведения всех под­готовительных мероприятий. Проверьте соответствующие даты в этих материалах.

  • Продумайте публикацию статьи в журнале, который имеет отношение к теме конференции и помещает информацию о ней.

  • Внимательно следите за своими рекламными затратами, рас­ходы по этой статье легко могут стать чрезмерными.

  • Работайте ближе к месту проведения конференции. Определи­те, есть ли там люди, которые могут вам помочь с планирова­нием, и кто будет под рукой в этот важный день. Выясните различные детали, включая то, как обрабатываются сообще­ния для выступающих и участников. Обсудите с администра­цией конференц-зала их опыт, все, что может пойти не так, и их подход к решению непредвиденных проблем.

  • В течение всего времени, пока приготовления набирают темп и дата мероприятия приближается, ставьте себя на место ауди­тории, задавая себе вопросы, например следующие:

    - Зачем мне присутствовать на этой конференции?

    - Что эта конференция может мне дать?

    - Как ее содержание поможет организации, в которой я работаю?

    - Будут ли возмещены затраты?

    - Хорошо ли все организовано? Легко ли мне будет добираться?

  • Организуйте доставку участников и используйте их ответы для формирования основы процесса регистрации.

  • Если все эти основополагающие пункты были приняты во внимание, первая регистрация участников должна пройти в течение одного месяца со дня объявления о конференции. Держите под контролем число проданных билетов, чтобы вы могли быстро сообщить количество, квалификацию и уровень тех, кто уже зарегистрировался. Будьте готовы проверить сле­дующее:

    - Не было ли проблем с почтой?

    - Привлекли ли мы внимание достаточного количества нуж­ных людей?

    - Насколько значимым является содержание?

    - Нет ли пересечений с другими мероприятиями?

    - Будьте готовы к тому, чтобы переговорить с некоторыми представителями вашей целевой аудитории и выяснить, есть ли у них проблемы.

  • В определенный момент вам, может быть, придется принять решение об отмене конференции. Определите готовность ора­торов выступить перед меньшей аудиторией или возможность изменить их график. Планирование всегда должно включать оценку расходов и последствия в случае отмены мероприятия. Если отмена неизбежна, убедитесь, что все будет организова­но настолько профессионально, насколько это возможно.

  • Поработайте с ораторами для того, чтобы убедиться, что ваши и их ожидания по поводу выступлений действительно совпа­дают. Тщательно проинструктируйте их о ваших предположе­ниях по поводу помещения и любой реакции участников. Узнайте, надо ли для них зарезервировать номер на ночь; кто их встретит и присоединится к ним за обедом; хотите ли вы, чтобы они присутствовали на всем протяжении конференции; будут ли проводиться собрания по решению вопросов в конце каждого дня; где бы вы хотели, чтобы они присутствовали?

  • Все эти моменты жизненно важны, если привлекаются орато­ры со стороны, услуги которых вы, возможно, оплачиваете. Эти пункты также важны, когда вы просите людей из выше­стоящего руководства вашей организации выступить на кон­ференции.

Накануне мероприятия

  • В последний раз проверьте наиболее важные аспекты, особенно:

    - помещение, включая питание и тому подобные моменты;

    - выступающих;

    - оборудование.

    Обеспечьте присутствие представителей прессы. Надеемся, что все пойдет по плану, но ваши хорошо проду­манные планы действий на случай непредвиденных обстоятельств могут начать работать без вашего участия!

  • Сделайте все возможное, чтобы расслабиться. В день прове­дения вы, скорее всего, будете находиться под немалым дав­лением. Чем лучше вы себя подготовите, тем выше будет ваша способность решать трудные проблемы.

В день проведения Конференции

Все должно пройти хорошо, если все было точно спланировано Вам потребуется (и вы заслуживаете) немного удачи для того, что­бы все прошло великолепно! Проведите день с ораторами и основ­ными участниками. Оставьте приготовление конференц-зала на администрацию - они должны быть в состоянии следить за тем чтобы все шло как надо.

После Конференции

Продолжайте делать все так же профессионально, как и в процессе планирования и проведения конференции:

  • Поблагодарите выступавших, организаторов места встречи и всех представителей прессы.

  • Доведите до конца все занятия и планы, которые были обсуж­дены.

  • Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что про­изошло. Что может быть сделано лучше в следующий раз?"


К. Торн, Д. Маккей, Полное руководство по тренингу, М., «ИНФРА-М», 2002 г., с. 150-154.

Лучшие отели Крыма

Гид организатора
MICE в Крыму. Event в Крыму
Ежегодно индустрия MICE рас...
Практические советы по выбору зала
Общие требования к подбор...
Бизнес Тревел Крым. Проведение мероприятий в Крыму
Почему "Бизнес Тревел Крым"...
Check-list конференц-залов
Оборудование, которое може...
Выбор места проведения
Как выбрать объект для пров...
Организация презентации
Презентация от А до Я. ...
Бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия Выбо...
Форматы деловых меропритий
Форматы деловых мероприят...
Как организовать конференцию. Этапы до, во время, после
Существует принципиальная ...
Зачем проводят встречи?
Наиболее распространенна...
Как получить максимальный эффект?
  Относительно повес...
Планирование встречи
Большинство людей органи...