Гид организатора

Общие требования к подбору конференц-зала

Желательно не только получить фотографии с изображением и описанием понравившегося конференц-зала, но и лично посетить и посмотреть на помещение с точки зрения удобства для посетителей.

• Месторасположение     относительно     транспортных путей
• Парковка
• Мобильность и гибкость     в системе конференц-залов 
• Визуальные     коммуникации для     посетителей
• Бесшумный климат-контроль
• Звуковое и презентационное     оборудование
• Интернет
• Затемненные окна или   жалюзи
• Звукоизоляционная кабинка для переводчика

Дополнительные сервисы 

• Размещение информации на сайте
• Установка мобильных               указателей с               названием     мероприятия
• Бронирование номеров               в гостинице для               участников
• Копицентр, телефон с международной связью
• Дополнительные помещения для переговоров
• Дополнительная площадь для размещения пресс-стоек спонсоров или организации небольшой выставки 
• Система радиовещания                                         
  

В процессе переговоров необходимо выяснить:

• Права и обязанности согласно               позициям Договора
• Присутствие третей компании в соседних конференц- залах
• Наличие пробок на подъездных               путях, т.о. определить время  регистрации и начала мероприятия, с учетом возможных транспортных издержек 
• Наличие специальных мест для               курения, правил противопожарной безопасности, схемы эвакуации

А также:

• Лично познакомиться с куратором мероприятия со стороны владельцев помещения
• Не стеснятся задавать вопросы
• Не экономить на кофе-паузе до начала мероприятия